Home NLENAAAA

Office Manager IXA office UvA-HvA (minimaal 32 en maximaal 38 uur)

Innovation Exchange Amsterdam

De Universiteit van Amsterdam (UvA) heeft als één van de doelstellingen om vanuit onderwijs en onderzoek maatschappelijke en economische meerwaarde te creëren. Innovation Exchange Amsterdam (IXA) is de afdeling waar de UvA deze valorisatietaak belegd heeft. IXA ondersteunt onderzoekers actief bij het aanvragen van subsidies, het vermarkten van onderzoeksresultaten via licenties en spin off bedrijven en het opzetten van samenwerkings- verbanden.

IXA is een samenwerking tussen de KTO’s (Knowledge Transfer Offices) van vijf instellingen: de Universiteit van Amsterdam, Hogeschool van Amsterdam, het Academisch Medisch Centrum, de Vrije Universiteit Amsterdam en VU Medisch Centrum. U zult uw werkzaamheden uitvoeren t.b.v. het IXA UvA-HvA team dat zijn thuisbasis heeft op het Amsterdam Science Park in de Watergraafsmeer. In dit team werken 25 enthousiaste en gemotiveerde medewerkers in vier expertiseteams: subsidie, juridisch, business development en Office Support. De laatste bestaat uit het secretariaat en office management, een event manager, communicatie medewerker en een program manager.

Werkzaamheden

Het betreft een zeer afwisselende, zelfstandige en operationele functie waarbinnen u veel ruimte heeft om zelf initiatieven te ontplooien. U draagt bij aan de efficiënte en effectieve organisatie,
coördinatie en uitvoering van lopende projecten en bedrijfsvoering. Uw leidinggevende is de directeur van deze afdeling. De werkzaamheden bestaan onder meer uit:

  1. Facilitaire zaken: aanspreekpunt voor diverse facilitaire aangelegenheden m.b.t. werkruimte, werkplekken, voorzieningen en reparaties, al dan niet in samenwerking met de afdeling Facility Services;
  2. ICT: coördineren en bestellen van ICT-faciliteiten, telefoons, computers, software en het oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-service afdeling;
  3. P&O (HR én algemene organisatie) activiteiten: ondersteunende en administratieve werkzaamheden i.s.m. P&O UvA en HvA Centraal:

    1. coördineren wervingstrajecten, aanstellingen en mutaties (nieuwe) medewerkers;
    2. fungeren als 'vraagbaak' voor (nieuwe) medewerkers en wegwijs maken: informatieverstrekking en doorverwijzen binnen de centrale organisatie ed.;
    3. ziek- en herstelmeldingen;
    4. plannen Jaar- en Beoordelingsgesprekken en de administratieve afhandeling van de verslaglegging;
    5. beheer P&O archief en aanleveren documenten ter archivering;
    6. organiseren en coördineren personeelsuitjes, borrels ed.

  4. Ondersteuning juristen:

    1. redigeren, opmaak en controleren van officiële documenten, overeenkomsten en hun bijlagen, presentaties ed.;
    2. verzamelen handtekeningen op documenten en overeenkomsten;
    3. organiseren van bijeenkomst en vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging;
    4. plannen complexe afspraken;
    5. coördinatie en uitvoer octrooiadministratie: facturen controleren en betaalbaar stellen, correspondentie met octrooibureaus, archiveren correspondentie en stukken;
    6. ondersteuning bij database werkzaamheden.

  5. Assisteren bij organisatie van evenementen, workshops en bijeenkomsten;
  6. Bij afwezigheid van de secretaresse zult u de algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten, E-mail-, post- en telefoonafhandeling ed. overnemen.


Profiel

Wij verwachten dat u:

  1. affiniteit en ervaring heeft met Paralegal en/ of HRM werkzaamheden;
  2. zelf prioriteiten kunt stellen binnen de gegeven kaders;
  3. assertieve houding bezit en initiatief neemt;
  4. goed kunt samenwerken in een divers team;
  5. representatief, betrouwbaar, flexibel en accuraat bent, ook onder tijdsdruk;
  6. in staat bent om uit diverse gegevensbestanden informatieve overzichten samen te stellen;
  7. klantgericht en dienstverlenend bent;
  8. meerdere dingen tegelijk kunt doen en soepel schakelt tussen de diverse werkzaamheden.


Verder bezit u:

  1. Opleiding op HBO niveau (bijv. Hogere Hotelschool, Paralegal opleiding of HRM dienstverlening);
  2. minimaal 5 jaar, aantoonbare werkervaring op secretarieel gebied;
  3. ervaring met paralegal en HRM werkzaamheden is een pré;
  4. goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels;
  5. ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) en Content Management Systemen;
  6. vlotte contactuele en communicatieve vaardigheden;
  7. affiniteit met de werkzaamheden van IXA en de UvA-HvA organisatie;
  8. een actieve, resultaatgerichte, flexibele instelling en u bent stressbestendig.


Inlichtingen

Voor nadere informatie over de functie kunt u contact opnemen met Jolanda Frese T: +31 (0)20 525 2536 of: j.m.frese-hamersma@uva.nl.

Aanstelling

Het betreft een veelzijdige functie in een boeiende, op ontwikkeling gerichte, organisatie. De beoogde startdatum is 1 maart 2018. De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van Secretaresse 1 (Administratieve en Secretariële Ondersteuning).

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar. Verlenging behoort, bij goed functioneren, tot de mogelijkheden.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van werkervaring, bij aanvang minimaal € 2.465,- en maximaal € 3.292,- bruto per maand op basis van volledige werktijd (schaal 8). De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering en 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Sollicitatie

U kunt vanaf maandag 12 februari via deze link online solliciteren. Sollicitaties rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze verstuurt, worden niet verwerkt.

Acquisitie stellen we niet op prijs